Für Festivals: NGOs haben eine besondere Struktur
Denken Sie daran, dass Sie nicht mit einer professionellen Organisation oder einem Unternehmen zusammenarbeiten, sondern mit Menschen, die sich neben ihrer regulären Arbeit ehrenamtlich für eine Sache einsetzen, die sie für sehr wichtig halten. Das bedeutet, dass es länger dauern kann, bis sie Ihnen antworten oder Feedback geben. Außerdem kann es vorkommen, dass sich Ihre Kontaktperson ändert, während das Projekt bereits läuft. Bitte haben Sie etwas Geduld mit Menschen, die keinerlei Erfahrung mit Festivals haben und keine kommerziellen Interessen verfolgen.
Zudem mangelt es den NGOs häufig an Personal. Die COVID-19-Pandemie hat die Situation noch schwieriger gemacht. Daher brauchen sie für viele Prozesse mehr Zeit (z. B. Unterzeichnung von Ausstellerverträgen, Erstellung von Social-Media-Material, Personalakkreditierungen). Sie sollten dies in Ihrer Gesamtplanung berücksichtigen und es den einzelnen Abteilungen (Marketing, Akkreditierung usw.) mitteilen.
NGOs haben oft Freiwillige mit starken Idealen. Wenn Ihr Festival von einem Sponsor mit zweifelhaftem Ruf kofinanziert wird, müssen Sie damit rechnen, dass einige NGOs nicht bereit sind, mit Ihnen zu arbeiten. Bitte respektieren Sie diese Entscheidung.
Manche Freiwillige erwarten aufgrund ihres Ehrenamtes eine bevorzugte Behandlung bei Veranstaltungen. Schließlich arbeiten sie daran, die Welt zum Besseren zu verändern, und so erwarten manche NGOs “im Gegenzug” eine besonders intensive Betreuung. Dies sollten Sie nicht unterschätzen. Die Betreuung sozialer Initiativen auf einem Festival sollte genauso wichtig sein wie die Betreuung von Headlinern und anderen Künstler*innen. Setzen Sie aber auch Grenzen und kommunizieren Sie, wenn etwas nicht machbar ist und warum. Freiwillige sind im Grunde soziale Menschen – sie werden es verstehen.
Schauen Sie sich dieses Video “Introduction to Nonprofit Organizational Structures” von NPCrowd an, um mehr über die verschiedenen Arten von NGOs zu erfahren (Englisch, mit englischen Untertiteln):
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